医械维修:这个问题正在谋杀你的工作效率!
2017-12-13

回想一下,以下是不是你的工作常态?




每天匆匆忙忙的赶着去现场,发现机器没到,客户没来,配件没有,大半天的时间耗进去了,没取得一点进展;


在公司的时候写一会报告,贴一下发票,查一下资料,收一下邮件,回应一下客户;


更常见的,是一边开着微信客户端聊天,一边工作......



谁谋杀了你的工作效率?




对于我们医械维修来说,长时间的与客户、机器打交道,同时在处理多项复杂的任务时,反而不容易把时间和精力聚焦到重要的事情上来,你会发现你的工作效率会变得惊人的低下。


明尼苏达大学教授Sophie Leroy,曾提出了一个概念,叫做注意力残留(Attention residue)。研究表明,我们的大脑最适合的是,一次专心处理一项任务。当你同时在操作多件事情的时候,其实是在浪费生产力。


如何专注我们的注意力,如何有效的利用时间?对于我们医械维修的长远发展至关重要!


我整理了一些管理时间的小秘诀,希望能帮助大家更好地管理时间。



1



事分轻重缓急


四象限法则,是时间管理理论的一个重要观念。


每天管理时间的一种好方法是,早上确定今天要做的紧急事和重要事,睡前回顾一下,这一天有没有做到两者的平衡。


建议每天对该做的事排好优先次序,并按照这个次序来做。


要保护自己的时间,尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。



2



列待办或完成事项清单


总结起来,管理时间的两个很重要的步骤就是列待办事项清单和完成事项清单


待办事项清单用来提醒你做事情,完成事项清单用来审视你的时间安排。


待办事项清单强调目标,而完成事项清单重在展现成就。


PS:列待办事项清单,你会知道什么时候该做什么事,这样你做事就会更加有条不紊。而每日列完成事项清单时,你会看到自己一天做了什么事情,哪些事情有必要做,哪些事情可以稍微推后等等。此外,当看到一天完成的事项很多时,你的满足感会提升,你就越有可能坚持下去。


关于怎么列待办事项清单,可以如前所述,每天把该做的事情列出来,并对该做的事排好优先次序。


那么要怎么列完成事项清单呢?


可以参考以下步骤:


第一组,认真回忆并记录今天都做了什么,并注明花费的时间。

第二组,先坚持一个星期,每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三组,每周或每个月总结这段时间做了什么,进行反思。


可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。


在记录过程中或记录完之后,看着这些内容,你就知道时间都去哪儿了。这样,你会知道如何更有效地管理时间。



3



注重提升效率


当大脑疲于工作的时候,对着任务就开始犯困,于是拖拖拉拉地做着,也不一定做得了多少。这个时候反而不如放松或者稍微休息一下。可以参照番茄工作法进行调整:


想要有效率,可以在身体和精神两方面做好准备:


1. 提高体力


有没有发现动脑子的时候饿的快?脑力工作也是相当耗体力的哦。所以体力是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。腾出时间,去健身房吧。运动运动,工作起来你会更有效率。


2. 做事专注


在工作,被电话、客户、邮件、同事等打扰的情况非常多,这时可以采用记录工作法,在被打扰后迅速回到工作状态当中,具体措施如下:


1、如果手头的工作任务重要而紧急时,可委婉说不:告知对方自己有重要而紧急的工作任务需要完成,完成后会过去找TA。


2、如果对方任务不紧急,而且只是短时间打扰你时,可以在交谈之前先把正在进行的工作任务记录到手边的本子上,短时间交谈后继续回到当下任务,完成到一定阶段后,再去完成同事交代的工作任务,并主动更新状态给对方。


3、如果对方的工作确实比较紧急并且无法拒绝,可让对方给自己几分钟的时间,把手头上的工作和思路做个简要的记录,再马上配合同事完成他的工作。回到位置后,查看之前记录的工作进度,继续完成。




3



利用高效时间


在时间管理中,必须学会运用80∶20法则,即让20%的投入产生80%的效益。


也就是说,要把握一天中20%的精华时间(对有些人来说是早晨,对另一些人来说是下午或夜里),将它们用于最为关键的思考、学习和工作。



每天的时间不可能安排得满满当当,其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间,都不可轻易浪费。你可以随身带一本你想读的书,或者带一张“To Do List(工作备忘)”或“To Think List(思考备忘)”,有时间时,就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟,一年就有7300分钟的多余时间呀




6



给自己一个合理的最后期限


如果一个任务规定一个月完成,人们通常会等到月末才加班加点。


如果一个任务没有期限,人们往往会无限期地拖延,直到有一天这个任务确定了完成期限为止。因此,在管理时间的时候,最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。



苹果公司开发Mac OS 8操作系统时,本来计划两年内完成,但每次认为还差半年就可以完成时,总会有人发现新的问题,以至于这个项目看上去永远都是半年以后的事情,结果,苹果公司花了十年时间才真正完成该系统的开发。


完成一项艰难任务的正确打开方式是:从Deadline往前推-分解目标到每一天-每周一小节确保跟上时间进度-最终完成任务。从现在开始做第一步。